Législation Les obligations légales en matière de facturation

La facture permet de faire la preuve des obligations de l'acheteur et du vendeur. (© Terre-net Média)

Le mandat de facturation fait partie des articles inclus dans les propositions de contrat d’achat envoyés aux agriculteurs. Il s’agit d’une relation contractuelle avec la personne à qui le chef d’exploitation confie cette prestation.
L’article 289 du code des impôts précise simplement que « le mandant peut contester les informations qu’elles contiennent dans le délai prévu dans le contrat de mandat ».
Le contenu du mandat est donc à analyser avec précaution : la durée, le montant de la prestation, la manière de dénoncer le mandat, la manière de contester la facture émise…
Les termes de ce contrat de droit privé sont négociables. La principale mission confiée au mandataire sera de réaliser une facture en bonne et due forme dans le respect des règles légales.

Comptable, probatoire et fiscale

La facture a trois fonctions : comptable, probatoire et fiscale. Dans le premier cas, elle sert de pièce justificative de la comptabilité. Elle doit permettre de constater un échange entre deux entités. Le nom et l’adresse du client doivent y figurer, mais également celle de l’entreprise avec le numéro Siren, ainsi que la mention du registre du commerce et des sociétés (Rcs), suivie du nom où se trouve le greffe où elle est immatriculée. Pour une activité en société, il faut ajouter la forme juridique et le montant du capital. La facture doit être établie dès que la vente est réalisée ou la prestation de service exécutée. Si l’entreprise travaille de manière régulière avec le même client, il est possible de délivrer des factures récapitulatives sans excéder un délai de facturation d’un mois. Sur la facture, un numéro unique doit être basé sur une séquence chronologique et continue. Fonction probatoire car la facture permet de faire la preuve des obligations de l’acheteur et du vendeur. Cela implique une dénomination permettant d’identifier de manière précise le produit ou la prestation. La quantité doit être exprimée en unité de produit, poids, superficie ou taux horaire. La date de règlement et les pénalités de retard doivent y figurer, et le cas échéant les conditions d’escompte.

Fonction fiscale enfin, car la facture permet l’exercice du droit à déduction de la Tva pour l’acheteur, sous condition de certaines mentions. Le prix unitaire hors taxes des produits et services et le taux de Tva applicable doivent être renseignés. Si plusieurs taux sont applicables, il convient d’indiquer, par taux d’imposition, le montant HT et le montant de la taxe correspondante en plus du montant total de la Tva. Doit également figurer le numéro individuel d’identification à la Tva du fournisseur. En cas d’opération intracommunautaire, celui du client est aussi exigé.

Droit à l’erreur

En cas d’erreur Il est toujours possible de délivrer une facture rectificative, qui doit indiquer le numéro et la date de la facture erronée. Une omission sur des factures fait encourir à l’entreprise de lourdes amendes (cf. encadré), en plus de lui faire perdre le droit à déduction de Tva. Il est recommandé de vérifier la teneur du mandat de facturation sur les conséquences de ces erreurs possibles. C’est bien le chef d’exploitation qui reste seule redevable des sanctions et non le mandataire.

Les sanctions encourues en cas de non respect des règles « Travestir » l’adresse d’un client ou d’un fournisseur ou accepter l’utilisation d’une identité fictive : amende encourue égale à 50 % des sommes reçues ou versées au titre de ces opérations. Omission du numéro d’identification Siren, suivi de la mention Rcs et du nom de la ville du greffe d’immatriculation : amende encourue de 750 €. Facture irrégulière et non conforme à la nature, à la quantité et à la valeur des marchandises cédées : c’est une fraude des taxes sur le chiffre d’affaires. Pénalités encourues égales à 50 % du montant de la transaction, pouvant être réduites à 5 % si l’opération a été régulièrement comptabilisée. En cas de défaut de l’une des mentions fiscales : la déduction de Tva sera remise en cause, au motif que le justificatif n’est pas considéré comme une facture.